С камерой или без: как проводить совещания с командой?

Время прочтения: 5 мин.

Совещание (Meeting) - один из самых популярных инструментов управления командой среди руководителей всего мира. Эффективное совещание позволяет синхронизировать команду и обсудить варианты решений по конкретным проблемам и блокерам. Неэффективное совещание сжигает деньги организации и демотивирует сотрудников. Здесь мы рассматривали основные шаги к Острым как бритва Оккама совещаниям и обещали поделиться опытом в области использования видеозвонков и звонков без камеры (только голосом).

В данном мини-обзоре мы выполняем наше обещание и кратко поделимся нашими наблюдениями и выводами.

Важно или не важно?

Проводя дистанционные совещания с командами из разных частей мира (более 1000 звонков за последние несколько лет), мы заметили, что существует взаимосвязь между форматом совещания (с камерой или без) и уровнем психологического комфорта в коллективе.
Большее количество видеозвонков, проводимых конкретной командой коррелирует с высоким показателем психологического комфорта (по нашей методологии он состоит из ряда метрик, в отдельном материале мы рассмотрим их подробнее) в данном коллективе, и наоборот: чем чаще происходят совещания только голосом (без видео), тем ниже показатель психологического комфорта. Стоит отметить, что данная связь не может рассматриваться как прямая причина и следствие, однако, мы склонны полагать, что звонки могут являться своеобразным индикатором, лакмусовой бумажкой состояния культуры взаимодействия в конкретной команде. Особенно интересен факт, что в одних командах все участники каждого совещания самостоятельно, без напоминаний и с радостью включают камеры (отсутствие камеры рассматривается как из ряда вон выходящий случай), в других же командах с первого звонка ощущается атмосфера избегания использования камеры - возникает ощущение, что делается все, чтобы звонок был без камеры.

Давайте попробуем разобраться, почему так происходит и что с этим делать.

Привет, я сегодня без камеры

Проводя дистанционные совещания с командами из разных частей мира (более 1000 звонков за последние несколько лет), мы заметили, что существует взаимосвязь между форматом совещания (с камерой или без) и уровнем психологического комфорта в коллективе.

Вспомним результаты исследований наших коллег из Atlassian:

• 91% респондентов ответили, что на совещаниях мечтали, находились в грезах, думали о чем-то своем, но не о совещании;
• 39% респондентов ответили, что спали во время совещаний;
• 45% респондентов на совещаниях чувствовали подавленность по причине "бесконечного количества совещаний";
• 73% респондентов на совещаниях занимались другими задачами;
• 47% респондентов пожаловались, что совещания - это тайм киллер №1.

Давайте сопоставим данные цифры с тем, какие возможности дает нам видеозвонок и звонок голосом.

Видеозвонок:

• Дает меньше соблазнов и поводов для отключения своего внимания от процесса совещания;
• Позволяет во время разговора видеть реакции на лицах коллег, что дает более полную картину происходящего;
• Мотивирует держать себя в опрятном виде, особенно в случае домашнего офиса (умытым, причесанным, в чистой выглаженной одежде).

Звонок голосом:

• Дает больше соблазнов и поводов для отключения своего внимания от процесса совещания (вспомним, что 39% респондентов ответили, что спали во время совещаний), в лучшем случае - позволяет заниматься задачами (73% респондентов на совещаниях занимались другими задачами), в худшем случае - полностью быть отключенным от совещания (91% респондентов ответили, что на совещаниях мечтали, находились в грезах, думали о чем-то своем, но не о совещании).
• Не позволяет во время разговора видеть реакции на лицах коллег, что дает ограниченную картину происходящего. Даже в случае видеозвонка не всегда однозначно понятна связь между интонацией и сутью речи, в голосовом же формате данную связь находить еще сложнее. Одна и та же фраза, произнесенная ""глаза в глаза'' и "за кадром"" может восприниматься совершенно по-разному.
• Не мотивирует держать себя в опрятном виде, особенно в случае домашнего офиса.

Здесь стоит отметить, что важно различать ежедневную рутинную практику в виде сформированной привычки и внештатную ситуацию. Нет ничего страшного в том, что при возникновении ЧП, коллега вынужден быть не на 100% на совещании (без камеры), однако стоит задуматься, если такая практика становится регулярной.
Опрашивая участников команд, всегда использующих камеру мы получили ответы, что с их точки зрения отсутствие камеры даже у одного из участников звонка вызывает чувство дискомфорта у остальных, снижает уровень открытости и доверия.

Что делать?


1. Внедрить рекомендации, описанные в нашем предыдущем материале;
2. Понять, какой формат совещания (c видео или без видео) предпочтителен именно вам, как руководителю и лидеру команды;
3. В случае, если вам близок подход c видеозвонками, то необходимо принять как данность , что внедрение культуры видеозвонков - это, в первую очередь, история про внедрение командной привычки, которая требует определенных условий, времени и терпения;
4. Оценить текущее (исходное) состояние вашей команды, проанализировать отношение каждого из участников к видеозвонкам, в некоторых случаях применять индивидуальный подход к закреплению привычки;
5. Быть примером для команды и поощрять только видеоформат участия.

Мы понимаем, что невозможно сделать так, чтобы все совещания сразу стали проходить именно так, как вы бы хотели. Однако с помощью реализации перечисленных шагов, времени и терпения можно значительно ускорить процесс внедрения и повысить шансы на успех.
Давайте вместе создавать культуру, в которой все участники команды не только с радостью посещают совещания, но и принимают в них активное участие!

Пожалуйста, помните: процессы и регламенты не должны создаваться ради создания процессов и регламентов.

Желаем успехов в первых шагах к формированию и развитию вашей виртуальной рабочей среды мечты!

Совещание (Meeting) - один из самых популярных инструментов управления командой среди менеджеров всего мира. Эффективное совещание позволяет синхронизировать команду и обсудить варианты решений по конкретным проблемам и блокерам. Неэффективное совещание сжигает деньги организации и демотивирует сотрудников.