9 шагов к острым как бритва Оккама совещаниям

Время прослушивания: 10 мин.

9 шагов к острым как бритва Оккама совещаниям

Время прочтения: 11 мин.

Совещание (Meeting) - один из самых популярных инструментов управления командой среди руководителей всего мира. Эффективное совещание позволяет синхронизировать команду и обсудить варианты решений по конкретным проблемам и блокерам. Неэффективное совещание сжигает деньги организации и демотивирует сотрудников.

К совещаниям мы относим:

• запланированные регулярные рабочие встречи участников команды;
• запланированные нерегулярные рабочие встречи участников команды;
• внезапные рабочие встречи и звонки.

Сколько стоят совещания?

Согласно данным Bain & Company, организации тратят на совещания до 15% рабочего времени. При этом от 37% до 50% совещаний бесполезны и не приносят никакой ценности.

Martin Luenendonk утверждает, что среднестатистический менеджер Middle уровня проводит на совещаниях до 35% рабочего времени, а топ-менеджер - до 50%.

По минимальным подсчетам Atlassian, среднестатистический работник тратит 31 час в месяц на полностью непродуктивные совещания. Взяв ставку $50/час мы получаем, что в таком случае стоимость бесполезных совещаний на одного участника команды составляет $1550 в месяц или $18600 в год. При размере команды в 10 человек - $15500 в месяц или $186000 в год. Впечатляет, не так ли?

При этом Atlassian добавляет:

• 91% респондентов ответили, что на совещаниях мечтали, находились в грезах, думали о чем-то своем, но не о совещании;
• 39% респондентов ответили, что спали во время совещаний;
• 45% респондентов на совещаниях чувствовали подавленность по причине "бесконечного количества совещаний";
• 73% респондентов на совещаниях занимались другими задачами;
• 47% респондентов пожаловались, что совещания - это тайм киллер №1.

Совещание (Meeting) - один из самых популярных инструментов управления командой среди менеджеров всего мира. Эффективное совещание позволяет синхронизировать команду и обсудить варианты решений по конкретным проблемам и блокерам. Неэффективное совещание сжигает деньги организации и демотивирует сотрудников.

Привет, не совсем понял задачу, решил быстро созвониться

По минимальным подсчетам Atlassian, среднестатистический работник тратит 31 час в месяц на полностью непродуктивные совещания. Взяв ставку $50/час мы получаем, что в таком случае стоимость бесполезных совещаний на одного участника команды составляет $1550 в месяц или $18600 в год. При размере команды в 10 человек - $15500 в месяц или $186000 в год. Впечатляет, не так ли?

Работая в удаленном формате большую часть жизни и изучая процессы наших удаленных клиентов и партнеров, мы пришли к выводу, что формат видеоконференции работает лучше, чем формат "звонок без видео". У данного явления существует масса причин (например, вспомним про 39% спящих на совещаниях).

Рассмотрим подробнее, какие виды совещаний мы встречаем чаще всего у удаленных команд:

1. Запланированные регулярные рабочие встречи - еженедельные, ежемесячные, квартальные, годовые и т.д. Обычно на них присутствует большая или ключевая часть работников компании, команды проекта, продукта и т.д. Как правило, участники знают график регулярных совещаний и примерную повестку (Agenda) каждого из них. С помощью грамотной настройки данный тип совещаний способен приносить пользу компании.
2. Запланированные нерегулярные рабочие встречи - знакомы по фразам "обсудим завтра в 15:00/в следующий вторник после обеда" и т.д. В отличие от регулярных совещаний, не всегда понятна цель, повестка (Agenda) и что именно ожидается от конкретного участника совещания. Такой формат совещаний желательно переводить в регулярный, если такой возможности нет, то минимизировать количество таких совещаний.
3. Внезапные рабочие встречи и звонки - обычно начинаются так: "Можем сейчас созвониться?/Привет, не совсем понял задачу, решил быстро созвониться". Данный формат коммуникации является лидером среди тайм киллеров: может происходить часто, отнимает много времени, ломает план рабочего дня, отвлекает от текущих задач. Бывают критические ситуации (пожар, стихийное бедствие и т.д.) в рамках которых внезапный звонок, действительно, может быть оправдан, хотя даже в таком случае эффективнее сообщить об этом сразу всем участникам команды в предназначенном для важных новостей чате, например в #General (в отдельном материале мы рассмотрим базовую структуру коммуникационных каналов). Наша рекомендация - формировать культуру взаимодействия таким образом, чтобы необходимость в спонтанных звонках со временем полностью исчезла.

Что делать?


1. Определить лиц, которые имеют право назначать совещания и являются владельцами данного процесса. Чаще всего такими лицами в команде являются project/product менеджеры, тимлиды, руководители отделов и. т.д. С учетом специфики деятельности их команд только они могут грамотно выстроить график регулярных совещаний и минимизировать количество нерегулярных. Все возникающие важные вопросы участников команды добавляются в повестку (Agenda) и обсуждаются на ближайшем совещании. Каждый из участников команды должен иметь возможность добавлять свои вопросы в повестку.
2. Разработать и внедрить процесс командной работы с календарем. Каждый участник команды ведет свой актуальный календарь, руководитель имеет доступ ко всем календарям и выбирает окно для совещания, в которое доступны все необходимые участники команды. Это избавляет от классического процесса долгого определения удобного для всех времени десятками итераций "Вам удобно в это время?/Тебе удобно в это время?". В отдельном материале мы рассматриваем базовые принципы командной работы с Google Calendar, которые можно перенести на любой другой виртуальный календарь.
3. Разработать и внедрить процесс организации и проведения совещания. Необходим простой и понятный мини-процесс, с помощью которого руководитель может назначить как регулярное, так и нерегулярное совещание. К ключевым этапам такого процесса относятся: подготовить повестку (Agenda), определить участников и время совещания, отправить приглашения на совещание, получить подтверждение об участии от каждого участника, провести совещание (синхронизироваться, обсудить варианты решений проблем, заполнить протокол), опубликовать в определенном канале результаты совещания и следующие шаги со сроками и ответственными лицами (Follow-Up). Пример Follow-Up подготовили здесь.
4. Сформировать график регулярных совещаний. На основании целей конкретного совещания (общекомандный митинг/митинг команды разработки/проектный звонок и т.д.) руководитель принимает решение о частоте его проведения. По нашему опыту - общекомандные звонки оптимально проводить раз в месяц, совещания отдела - один раз в неделю, звонки по конкретному проекту - от 1 до 3 раз в неделю, 1:1 встречи - один раз в две недели.
5. Определить оптимальную длительность совещания. Согласно нашим исследованиям, слишком длинное совещание (от 90 минут) отбирает много энергии, размывает фокус, приводит к демотивации. Слишком короткое (менее 15 минут) - не позволяет полноценно обсудить повестку. На наш взгляд, оптимальными по длительности являются 25 и 45 минутные совещания. Почему 25 и 45, а не 30 и 60? Назначая совещания подряд, вплотную без перерывов, мы не даем возможности восстановиться (сделать легкую разминку, попить воды и т.д.), что отражается на эффективности каждого следующего совещания и рабочего дня в целом.
6. Определить формат проведения совещаний. Только голосом или с видео? Работая в удаленном формате большую часть жизни и изучая процессы наших удаленных клиентов и партнеров, мы пришли к выводу, что формат видеоконференции работает лучше, чем формат "звонок без видео". У данного явления существует масса причин (например, вспомним про 39% спящих на совещаниях). В отдельном материале мы более подробно обсудим причины и лайфхаки по формированию культуры видеоконференций.
7. Определить площадку для проведения совещаний. Вместе с клиентами и партнерами мы использовали как собственные кастомные решения, так и популярные сервисы: Zoom, Skype, Google Meet и т.д. У каждого из них своя специфика (подготовим обзор и наши кейсы использования в отдельном материале), но, в целом, любой из них можно использовать в качестве основного инструмента для проведения совещаний удаленной команды. Каждый из них обладает минимальными необходимыми функциями: поддерживает формат видеозвонков, имеет возможность демонстрации экрана и т.д.
8. Разработать и внедрить процесс протоколирования совещаний. Совещание без повестки, протоколирования и Follow-Up становится приятельской беседой, сжигающей время и деньги и не приносящей пользы для компании. Confluence, Notion и другие подобные инструменты помогают организовать как процесс протоколирования совещаний, так и процесс хранения протоколов. Важно отметить, что владельцем протокола является руководитель-организатор совещания, он поддерживает протокол в актуальном состоянии. Во время совещания допустимо заполнение протокола другим участником команды в роли секретаря, но результаты совещания в формате Follow-Up публикует руководитель. Здесь мы подготовили для вас готовый к внедрению шаблон протокола совещания - используйте, дополняйте, измеряйте результат, внедряйте!
9. Разработать и внедрить процесс записи совещаний. Запись звонка позволяет в случае необходимости в любой момент вернуться к совещанию, особенно это удобно, когда кто-то из участников не смог присутствовать на нем, но ему необходимо знать, как проходил звонок. Из нюансов - не каждый сервис имеет возможность записывать и хранить видеозвонки. Мы пробовали запись с временным хранением звонков в Zoom (с дальнейшей выгрузкой на свои облачные хранилища), Skype и Google Meet (делали запись экрана со звуком через такие сервисы, как Loom, TechSmith Capture, Bandicam и т.д. и выгружали в свои облачные хранилища), каждый имеет право на существование, у каждого есть плюсы и минусы, под каждый формат можно создать мини-процесс.

Мы понимаем, что невозможно сделать так, чтобы все совещания проходили идеально. Однако с помощью перечисленных шагов можно значительно повысить их продуктивность.

В среднем, внося данные корректировки в процесс работы с совещаниями, вполне возможно освободить до 60-70% времени, тратящегося на пустоту и сделать так, чтобы участники команды не только с радостью посещали совещания, но и принимали в них активное участие. Тестируйте, измеряйте результат, внедряйте!

Пожалуйста, помните: процессы и регламенты не должны создаваться ради создания процессов и регламентов.

Желаем успехов в первых шагах к формированию и развитию вашей виртуальной рабочей среды мечты!

Ключевые этапы мини-процесса организации и проведения совещания

Методолог Guidbase

Автор публикации