Как настроить командную работу с календарем?

Время прочтения: 5 мин.

Тайм-менеджмент является основополагающей частью любого рабочего процесса. Без него невозможно ориентироваться во времени и приоритетах, невозможно сделать так, чтобы задачи выполнялись в запланированные сроки.
Согласно нашим исследованиям, каждая вторая команда, работающая в виртуальной среде, испытывает существенные проблемы с управлением временем. Одним из базовых инструментов решения данной проблемы является командный календарь.

Что дает внедрение процесса работы с календарем?

1. Каждый участник команды держит свой календарь в актуальном виде, четко понимает свой уровень загрузки и приоритеты;
2. Руководитель имеет доступ ко всем календарям команды и на основе данной информации может планировать как новые рабочие спринты, так и совещания.

Этапы внедрения процесса работы с календарем:

1 этап. Выберите командный календарь.
На рынке существует ряд готовых решений, обладающих схожим функционалом: Google Calendar, Яндекс Календарь, Microsoft Teams, TeamCalendar в Confluence, Monday, TeamUp и т.д. Все они обладают набором минимально необходимых функций и удобным интерфейсом, возможностью интеграции с другими сервисами: таск-менеджерами, мессенджерами, CRM и т.д. В данном материале в качестве примера мы рассмотрим Google Calendar, однако общий подход будет актуален и для других календарей.

2 этап. Проведите первичную настройку календаря.
Обратите, пожалуйста, внимание, что для работы с Google сервисами у вас должен быть зарегистрированный Google аккаунт. Инструкция по регистрации Google аккаунта находится здесь.

2.1 Зайдите в Google Calendar по прямой ссылке или через через Google аккаунт:

Согласно нашим исследованиям, каждая вторая команда, работающая в виртуальной среде, испытывает существенные проблемы с управлением временем. Одним из наших базовых инструментов для решения данной проблемы является внедрение системы командного календаря.

2.2 Укажите время начала и окончания вашего рабочего дня

Для того, чтобы создать свободное пространство под события рабочего дня, нам необходимо указать окна, в которые вы не работаете.
Для примера разберем сценарий, когда ваш рабочий день начинается в 10:00, а заканчивается в 18:00:
Нажимаем "Создать" - "Мероприятие" - "Другие параметры",

Если все сделали правильно, то получаем такой результат (в правом верхнем углу мы можем выбрать формат День/Неделя/Месяц и т.д.):

Отлично, свободное пространство создано! Если ваш рабочий день состоит из нескольких фрагментов, например, по средам вы работаете с 10:00 до 12:00 и с 16:00 до 18:00, то создаем еще одно еженедельное мероприятие по средам и называем его Нерабочее время (с 12:00 до 16:00):

Если все сделали правильно, то получаем результат:

Выходные и праздничные дни также отмечаются как Нерабочее время.

Таким образом, руководитель имеющий доступ ко всем календарям, всегда видит актуальные рабочие часы каждого члена команды с учетом часовых поясов и индивидуальных договоренностей по графику. Подбирая время для совещания, он смотрит в календарь сотрудника и выбирает свободные (белые) окна. В занятые (цветные) окна совещания не назначаются.

2.3 Укажите в календаре окна, в которые вы работаете над задачами и недоступны для совещаний


1. Прописываем название мероприятия - в нашем случае Закончить статью про Google Calendar;
2. Указываем временной интервал, в который вы будете работать над задачей;
3. Выбираем цвет мероприятия - в нашем случае цвет Базилик;
4. Указываем, что мы заняты в это время;
5. Нажимаем
6. Сохранить.

Если все сделали правильно, то получаем такой результат:

Поздравляем! Вы провели первичную настройку календаря!

Дальнейшие этапы:
3 этап.
Провести первичную настройку календаря каждому участнику команды;
4 этап.
Внедрить правила и сценарии использования календаря;
5 этап.
Внедрить регулярный мониторинг исполнения правил и сценариев.

Для этого мы подготовили для вас 2 отдельные инструкции (одна для руководителя, другая для остальных участников команды), которые можно брать в работу и внедрять.

Внедрение календаря в командах из различных регионов земного шара регулярно приносит оцифрованные результаты в виде снижения потерь рабочего времени. На поддержание календаря в актуальном состоянии каждым участником команды уходит не более 10-15 минут в день, экономя тысячи командных часов в год.
Планирование совещаний становится наглядным, простым и прозрачным. О том, как правильно запланировать совещание с помощью Google Calendar мы также описали в инструкции для руководителя. Действуйте!

То же самое делаем для временного отрезка с 18:00 до 00:00.

либо просто нажимаем на пустую область календаря: