Как настроить командную работу с календарем?

Время прочтения: 5 мин.

Тайм-менеджмент является основополагающей частью любого рабочего процесса. Без него невозможно ориентироваться во времени и приоритетах, невозможно сделать так, чтобы задачи выполнялись в запланированные сроки.
Согласно нашим исследованиям, каждая вторая команда, работающая в виртуальной среде, испытывает существенные проблемы с управлением временем. Одним из базовых инструментов решения данной проблемы является командный календарь.

Что дает внедрение процесса работы с календарем?

1. Каждый участник команды держит свой календарь в актуальном виде, четко понимает свой уровень загрузки и приоритеты;
2. Руководитель имеет доступ ко всем календарям команды и на основе данной информации может планировать как новые рабочие спринты, так и совещания.

Этапы внедрения процесса работы с календарем:

1 этап. Выберите командный календарь.
На рынке существует ряд готовых решений, обладающих схожим функционалом: Google Calendar, Яндекс Календарь, Microsoft Teams, TeamCalendar в Confluence, Monday, TeamUp и т.д. Все они обладают набором минимально необходимых функций и удобным интерфейсом, возможностью интеграции с другими сервисами: таск-менеджерами, мессенджерами, CRM и т.д. В данном материале в качестве примера мы рассмотрим Google Calendar, однако общий подход будет актуален и для других календарей.

2 этап. Проведите первичную настройку календаря.
Обратите, пожалуйста, внимание, что для работы с Google сервисами у вас должен быть зарегистрированный Google аккаунт. Инструкция по регистрации Google аккаунта находится здесь.

2.1 Зайдите в Google Calendar по прямой ссылке или через через Google аккаунт:

Согласно нашим исследованиям, каждая вторая команда, работающая в виртуальной среде, испытывает существенные проблемы с управлением временем. Одним из наших базовых инструментов для решения данной проблемы является внедрение системы командного календаря.

Если все сделали правильно, то получаем такой результат (в правом верхнем углу мы можем выбрать формат День/Неделя/Месяц и т.д.):

Отлично, свободное пространство создано! Если ваш рабочий день состоит из нескольких фрагментов, например, по средам вы работаете с 10:00 до 12:00 и с 16:00 до 18:00, то создаем еще одно еженедельное мероприятие по средам и называем его Нерабочее время (с 12:00 до 16:00):

Если все сделали правильно, то получаем результат:

Выходные и праздничные дни также отмечаются как Нерабочее время.

Таким образом, руководитель имеющий доступ ко всем календарям, всегда видит актуальные рабочие часы каждого члена команды с учетом часовых поясов и индивидуальных договоренностей по графику. Подбирая время для совещания, он смотрит в календарь сотрудника и выбирает свободные (белые) окна. В занятые (цветные) окна совещания не назначаются.

2.3 Укажите в календаре окна, в которые вы работаете над задачами и недоступны для совещаний


1. Прописываем название мероприятия - в нашем случае Закончить статью про Google Calendar;
2. Указываем временной интервал, в который вы будете работать над задачей;
3. Выбираем цвет мероприятия - в нашем случае цвет Базилик;
4. Указываем, что мы заняты в это время;
5. Нажимаем
6. Сохранить.

Если все сделали правильно, то получаем такой результат:

Поздравляем! Вы провели первичную настройку календаря!

Дальнейшие этапы:
3 этап.
Провести первичную настройку календаря каждому участнику команды;
4 этап.
Внедрить правила и сценарии использования календаря;
5 этап.
Внедрить регулярный мониторинг исполнения правил и сценариев.

Для этого мы подготовили для вас 2 отдельные инструкции (одна для руководителя, другая для остальных участников команды), которые можно брать в работу и внедрять.

Внедрение календаря в командах из различных регионов земного шара регулярно приносит оцифрованные результаты в виде снижения потерь рабочего времени. На поддержание календаря в актуальном состоянии каждым участником команды уходит не более 10-15 минут в день, экономя тысячи командных часов в год.
Планирование совещаний становится наглядным, простым и прозрачным. О том, как правильно запланировать совещание с помощью Google Calendar мы также описали в инструкции для руководителя. Действуйте!

То же самое делаем для временного отрезка с 18:00 до 00:00.

либо просто нажимаем на пустую область календаря:

2.2 Укажите время начала и окончания вашего рабочего дня

Для того, чтобы создать свободное пространство под события рабочего дня, нам необходимо указать окна, в которые вы не работаете.
Для примера разберем сценарий, когда ваш рабочий день начинается в 10:00, а заканчивается в 18:00:
Нажимаем "Создать" - "Мероприятие" - "Другие параметры",