Как малому бизнесу выбрать инструменты для
управления проектами?

Время прочтения: 4 мин.

1. Определите ваши цели

1.1 Подход, который я использую много лет и который многократно подтверждал свою эффективность на длинных дистанциях: при проектировании системы управления проектами начните с простоты, с минимального набора элементов; пожалуйста, помните, что согласно Бритве Оккама, сущности не следует умножать без необходимости. Если возникнет реальная необходимость - в будущем вы всегда сможете усложнить свою систему.

1.2 Данный подход особенно актуален для малого бизнеса, стартапов и молодых компаний. Проанализируйте свои ключевые цели и болевые точки, свои ближайшие стратегические и тактические решения, свои процессы. Пожалуйста, будьте честны сами с собой, постарайтесь оценить состояние вашей компании максимально объективно и приближенно к реальности (не "витая в облаках"). Выбирая каждый новый инструмент, задавайте себе вопрос: как это поможет нам достичь наших целей? Как это решит наши боли? Действительно ли нам нужен данный инструмент?

2. Будьте внимательны к бюджету и ресурсам

2.1 Для малого бизнеса, молодых компаний и стартапов особенно важно грамотно управлять своими ресурсами; делая это, вы сможете стабильно двигаться к своим целям, с высокой вероятностью не попав в ловушку нехватки ресурсов в тот момент, когда они вам действительно понадобятся.

2.2 Помните, что покупка нового инструмента - это лишь часть большой картины расходов. Помимо приобретения, необходимо учитывать ресурсы для внедрения, обслуживания, и т.д.

2.3 Подумайте заранее: будет ли этот инструмент отвечать вашим потребностям по мере вашего роста и масштабирования? Во что вам обойдется переход с этого инструмента на другой?

2.4 Хороший подход - найти баланс между необходимыми и достаточными инструментами и ресурсами для достижения ваших ключевых целей.

3. Учитывайте тип вашего проекта

3.1 Сначала разработайте процессы, необходимые для достижения ваших целей, а затем, основываясь на них, выберите инструмент управления проектами. Четкое понимание ключевых частей вашего процесса помогает повысить шансы на успешное внедрение и использование инструмента.

3.2 Первый шаг к покупке и внедрению - это ваше собственное исследование, изучение и тестирование инструмента. Потестируйте каждый потенциальный инструмент своими руками. В чем вы видите сильные стороны этого инструмента для вашей команды? Насколько легко этот инструмент можно внедрить в командную работу? Каковы потенциальные проблемы при совместной работе с этим инструментом?

4. Учитывайте особенности вашей команды

4.1 После проведения собственного исследования и тестирования переходите ко второму этапу - тестированию с командой наиболее подходящих инструментов-кандидатов.

4.2 Подготовьте основные требования и инструкции по использованию инструмента. В них должны быть описаны ключевые части ваших процессов и формат личного участия в них членов команды.

4.3 Определите участников тестирования. Особенно полезную обратную связь часто можно получить у тех членов команды, которым обычно труднее всего осваивать новые инструменты и технологии (те члены команды, кому осваивание дается легко, вряд ли создадут препятствия для внедрения); основываясь на этом, вы сможете предположить, насколько быстро удастся внедрить этот инструмент во всей команде.

5. Не забудьте про интеграции и безопасность

5.1 Получив как положительный опыт, так и возникшие трудности, с которыми столкнулись вы и члены вашей команды на предыдущих этапах, вы стали еще ближе принятию решения. Однако не следует забывать про возможности интеграции и безопасность.

5.2 Возможно, что вы уже задумывались о возможностях интеграции на этапе исследования перед тестированием. Насколько реальность соответствует вашим предположениям? Насколько хорошо приложение вписывается в вашу текущую инфраструктуру?

5.3 Оцените, насколько приложение соответствует вашим стандартам безопасности и стандартам безопасности ваших клиентов. Какие уязвимости уже были обнаружены во время тестового использования? Как быстро вы можете получить доступ к своим данным и создать резервную копию? Каковы варианты предоставления доступа новым пользователям? и т.д.

Ключевые мысли

1. Разумный и эффективный подход - начать с минимального набора инструментов и добавлять новые в случае крайней необходимости. Часто малые предприятия покупают большое количество инструментов, но используют лишь минимальную часть функционала; пожалуйста, тщательно обдумывайте каждое решение о покупке.

2. Не покупайте кота в мешке: перед покупкой проведите собственное исследование и тестирование инструмента, а затем - вместе с командой.

3. Принимая решение о приобретении инструмента, не забывайте о дополнительных затратах (внедрение, обслуживание, и т.д.).

4. Обратите внимание на возможности интеграции, безопасность, потенциал для масштабирования и изменений, а также потенциального перехода в будущем от данного инструмента к другому.